使用許可を受けられた後に使用を中止される場合は、速やかにご連絡いただくとともに諸手続きが必要となります。各手続きには期限があり、期限を過ぎると還付が出来なくなりますのでご注意願います。

◆使用を中止する場合の流れ。
(1) 会館へ連絡（電話、メールなど）
(2) 中止届、還付申請書類等のご提出
(3) 還付処理

　
※還付申請には、必ず使用許可書に記載された「代表者の印」が必要となります。現金による還付を希望される場合は代表者の印をご持参いただくか、予め代表者の印を捺印した書類を持参してください。窓口で代理人が申請、現金をお受け取りになる場合は、その代理人の印鑑も持参ください。
　※代表者の印を持参できる方で、記入方法が分からないなどで窓口にてご申請される方は、窓口にて書類をダウンロードしますので、こちらでご捺印ください。可能であれば使用許可書や領収書もご持参ください。

◆申請書類関係

申請書の種類	内容	申請書ダウンロード
(1) 中止届	使用の中止する場合に、相互確認のため必ず書面でお申し出ください。	中止届（ワード：18.4キロバイト）    中止届（PDF：83.5キロバイト）
(2) 還付申請書、 　　還付請求書	既納使用料の還付を請求する申請となります。使用者の都合で中止される場合は規則により既納使用料の半額となります。  また、官公庁などの公的機関による後納申請（納付延期願い）の場合は還付申請は不要です。但し、予定されていた施設使用料の半額を請求させていただきます。	還付申請・請求書（ワード：20.9キロバイト）    還付申請・請求書（PDF：121.8キロバイト）
(3) 委任状	使用許可書に記載された申請者と、振込先の名義が異なる場合にご提出ください。	委任状（ワード：14.9キロバイト）     委任状（PDF：55.2キロバイト）
(4) 記入例	各書類の記入方法を記載したものです。	記入例（PDF：190.5キロバイト）

◆還付申請を行うにあたっての留意事項
(1) 還付申請を行うにあたっては、代表者の印が必要です。法人の場合は、「代表者の印」または「代表者名の印（みとめ印で可）」をご捺印いただきます。社印、または代理人だけの印鑑だけでは還付できませんのでご注意ください。
(2) 書類をご提出される前に出来るだけ当館スタッフへの確認をお願いします。（スムーズな手続きを行うため）
各書類を記入し代表者の印をご捺印した後は、記載内容に漏れや不備、代表者の印を確認させていただきますので、お手数ですがFAX、またはメール等で一旦お送りください。記載内容に問題がないようでしたら当館から連絡を入れますので、速やかに原本をご郵送願います。