ホールや会議室のご使用にあたって
(1) ご使用の流れ
はじめに、ご使用するにあたって、簡単にお手続きの流れをご説明します。
ご使用の流れ| STEP1 | STEP2 | STEP3 | STEP4 | STEP5 |
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お問合せ
（電話やインターネット等） | 仮予約
（概ね1週間以内） | 本予約
（施設使用料のお支払い） | ご利用当日
（使用許可書の提示） | 清算
（附属設備使用料の清算等） |
STEP1・・・最初にお電話等で使用を希望する日時、人数、施設をお伝えください。希望する日時の施設の空き状況を確認を行います。
STEP2・・・仮予約を受け付けます。仮予約時点でのお支払いは不要ですが、仮予約期間は概ね1週間です。
仮予約をされた方は必ず使用有無の連絡をお願いします。ご連絡がない場合は、他の使用者に貸し出す場合がございます。
STEP3・・・仮予約された施設代金のお支払い（前払い）が必要です。お支払い後は使用許可書を発行します。
※お支払いは当館1F受付にて現金、電子決済でのお支払い、または指定口座へのお振り込みが可能です。
※官公庁などの機関は、後納申請（納付延期願い）をご提出願います。
STEP4・・・ご利用当日は、使用許可書を持参し1F受付にてご提示ください。使用者の確認後に施設のカギなどを貸し出します。
※使用許可書はコピーでも可。
STEP5・・・ご使用当日に、ご使用になられた附属設備（マイクやコンセント使用など）がありましたら、ご精算ください。
※附属設備使用料は後払いも可能です。
(2) 使用区分
当館では9時～22時までの1日を3つの区分（午前・午後・夜間）に分け、区分の時間内での貸し出しとなります。ご使用区分には、搬入や会場設営などの準備や、使用後の片づけ、現状復帰、搬出も含みます。（時間貸しではありません）
使用区分表| 区分（基本時間） | 午前（9時～12時） | 午後（13時～17時） | 夜間（18時～22時） |
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| 区分の連続使用 | 午前・午後（9時～17時） | 午後・夜間（13時～22時） | 終日（9時～22時） |
各区分にはそれぞれ時間の繰上げ、延長をすることができますが、条件付きの貸出しとなります。
使用区分の繰上げ・延長| 区分（基本時間） | 午前（9時～12時） | 午後（13時～17時） | 夜間（18時～22時） |
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| 繰上げ（前延長） | 8時～9時 | 12時～13時 | 17時～18時 |
| 延長（後延長） | 12時～13時 | 17時～18時 | 22時～23時 |
※使用区分の繰上げ、延長は、下記の条件を満たした場合に、受付を行います。
繰上げ・・・原則、準備に必要な時間として貸し出します。午後や夜間区分の繰上げを希望される場合は、その前の区分の使用者が時間いっぱいまで使用されることもありますので、十分な清掃後の引き渡しができなかったり、時間丁度にカギをお貸しすることができない場合がございます。
延長・・・撤収に必要な時間として貸し出しますが、事前に受付をしていません。当日ご使用の際、どうしても時間が足りなくなった場合、且つ次の使用者に影響がない場合に限り、貸し出すことがございます。これは次の使用者に清掃をして引き渡せない可能性があるため管理上の措置です。
そのため、使用される区分に於きましては、準備や撤収の時間配分にも十分に気を配って計画を立てていただきますようお願い申し上げます。
（例）16時~18時の使用を検討されている場合は、午後と夜間の区分をお借りしていただくことになります。
(3) 利用者登録、並びに利用者登録変更届
施設を使用するにあたっては、事前に利用者登録をお願いします。登録料や年会費は不要です。登録するとインターネットからの仮予約や予約内容の確認、また、窓口で予約する際に、申請書や使用許可書、領収証などの発行手続きがスムーズになります。
利用者登録は次の方法があります。
・熊本市文化施設予約システムから利用登録を行う。
・熊本市国際交流会館1F受付にて書面による申込み
・FAXやメール等で行う。
◆FAX：096-359-5783 E-mail：ad-info@kumamoto-if.or.jp
※利用者登録のダウンロードはこちらをクリックしてください。
12. 利用者登録票（word）（ワード：16.8キロバイト） 
※以前、利用者登録をされた方で、内容に変更がある方はこちらをクリックしてダウンロードし変更手続きを行ってください。
13. 利用者登録変更届（ワード：15.7キロバイト）
(4) 申込み受付時期と受付期限
当館をご使用いただくにあたっては、主にホールと会議室の2通りに分かれ、それぞれ受付時期などが異なります。
ホール
通常申込み| 項目 | 内容 |
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仮受付
（調整会議申込み） | ◆ 仮受付を、使用希望日が属する月の13カ月前から受付を開始します。（調整会議参加申込の提出が必要） ご使用になる日が属する月の13ヵ月前の月の1日（1月は4日）から同月の25日（休館日の場合は26日）まで仮受付を募集します。これは、一般の受付を開始する12カ月前の1日（1月は4日）に先立ち、ホールまたはホールと会議室をご利用される方を対象に、事前に仮受付を行い、使用者を決めるものです。
（例）2021年10月15日のホールを使用したい場合。
（仮受付期間）2020年9月1日～同月25日
※利用希望日に重複者がいれば調整会議を行います。いなければ、お支払いの案内をします。
（調整会議）2020年10月1日午前9時。
※当館スタッフを交え該当者同士での話し合いで調整がつかなければ抽選などで使用者を決定。 ◆ 仮受付を希望する方は、下記の「7．ホール調整会議参加（word）」をご提出ください。
7. ホール調整会議参加（ワード：17.2キロバイト） ※この仮受付は先着順ではありません。仮受付期間中であればいつでも申込み可能です。使用希望日に他の使用者との重複があれば当館よりご連絡しますので、必ず調整会議（翌月の1日（1月は4日）への参加をお願いします。ご参加できない場合は代理人での参加でも可能ですが、参加が出来ない場合や、遅刻された場合などは辞退扱いとなりますので予めご了承ください。また、学会など大型コンベンション催事が入っている場合は仮受付もできない場合がございます。 |
| 一般受付 | ◆調整会議参加者の受付終了後は、来館者のみ受付、電話やインターネット受付はその翌日から！
ご使用になる日が属する月の12ヵ月前の月の1日（1月は4日から）の調整会議終了後（不在の場合は午前9時から）、来館者に限り、申込みの受付を開始します。なお、電話やインターネットでの受付は翌2日（1月は5日）から行います |
| 申込み締切 | ご使用になる日の原則30日前まで受け付けます。但し、催事の内容や、ホールスタッフとの調整を行い対応が可能な催事であれば受け付けできる場合もございますのでお尋ねください。 |
会議室（ホール以外の施設）
通常申込み| 項目 | 内容 |
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| 一般受付 | ◆使用日が属する月の12カ月前から
使用日が属する月の12カ月前の2日（1月は5日）の午前9時から来館者を優先し申込みを受け付けます。
電話やインターネットでの申込みはその翌3日（1月は6日）から受け付けを行います。
（例）令和3年（2021年）10月10日の使用を申込む場合。
→令和2年10月2日午前9時から来館者を優先し先着順で受付
→翌3日より電話やインターネットで受付 |
| 申込み締切 | 原則、使用日の前日までとなっていますが、使用日当日でも希望する部屋が空いていれば受け付けます。
※インターネットでの申込みは前日までとなっていますので、その際はお電話ください。 |
(5) その他の受付（官公庁や特例受付）について
官公庁などの受付（後納申請）
国や自治体などの官公庁や、これらの機関に準じる使用者は、施設使用料の後払いが可能です。使用を希望する日を仮予約していただき、仮予約期間中に下記の書類をご提出ください。ご提出後、使用許可書を発行します。但し、使用者の都合による使用の中止（キャンセル）をした場合であってもキャンセル料（使用予定施設の代金の半額）が発生しますので、ご注意願います。
納付延期願（後納）（ワード：17.5キロバイト）
納付延期願（後納）（PDF：104.1キロバイト）
記入例 納付延期願（後納）（PDF：114.4キロバイト）
(6) 特例の受付（優先予約）について
当館では学術学会など九州圏内や西日本、全国、国際会議など広域から参加者を募るコンベンション等催事につきましては、特例として優先予約を使用希望日の24カ月前から受け付けを行います。詳しくは当館スタッフにお問合せください。
≪条件≫
・九州圏内以上の地域から参加者を募る催事（例：第〇会◇◇学術大会九州地区大会）
・概ね参加者が80名以上の催事であること（市民会館などの分科会場として利用する場合も可）
・過去の大会など催事の内容が分かる資料があること等